全体管理で経費削減とは
企業規模が大きいほど、利便性を重視し過ぎたり、 小さな費用を軽視する傾向がある。
その結果、備品が分散し別々の部署で同じものを重複して購入していたり、 同様の契約を別々の部署で結んでいることがある。
各部署単位で見れば小さな経費に過ぎないが、小さな経費も全社分を集めると大きな金額となり、経費削減効果は大きい。
また、各部署単位でこれらを管理することは利便性は良いものの、 其の実ほとんど利用されず、効率という点では無駄の方が多い。
ここでは経費削減の基本視点として、全体管理について解説していく。
全体管理で経費削減 3つの視点
- 今あるモノを一度整理する
- 管理部署を明確にする
- ルールを決める
| 年間経費削減額 | 必要ない重複資産、備品の削減 |
今あるモノを一度整理する
まず最初にやるべきことは、今会社にある資産や備品を一度整理することである。いわゆる資産の棚卸だ。
棚卸を実施するには全社の協力が必要だが、 棚卸の必要性や目的（経費削減）を明確にし、 各部署の管理者に協力を仰ぎ、 必要な資料をしっかり用意すれば、意外と社員の協力は得やすく、すぐに終了する。
備品の洗い出しを行うことで、以下の内容を決める手がかりとなる。
- 備品の重複有無、経費削減効果
- 備品の種類と管理すべき部署の明確化
- 各部署で引き続き管理するもの、全体で管理すべきもの
管理部署を明確にする
備品、資産の棚卸が終わったら、 ハサミやノリなどの備品は総務、 システムのライセンスは情報システム部など、 必要な資産・備品ごとに管理部署を明確にすることである。購入時に管理部署の稟議を仰ぐのはもちろんのこと、 利用中の利用者の管理まで明確にすることで、 購入の必要有無を明確にすることができる。
その結果、購入する必要のない無駄な経費を削減できる。
ルールを決める
管理部署が決まったら管理部署と備品の内容ごとにルール、方針を決める。備品の種類によっては、引き続き各部署で管理した方が利便性や効率が良いものがあるかもしれない。
また、よく利用するもの、ある程度需要予測ができるものなら、発注回数を極力少なくし、 発注個数を多くすることで割引交渉などで経費削減できるかもしれない。
棚卸した備品をもとに、これらについてあなたの会社のルール、方針を決める。
単に重複備品を排除するだけでも経費削減効果があるが、 ルールや方針を見直すことで更なる経費削減効果を生み出すことができる。
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