事務用品の経費削減手法

事務用品に関わる経費削減とは

事務用品は使用頻度、購入金額もあまり多くないことから経費削減効果はそれほど大きくない。
しかし、簡単にできるものが多く、実施のハードルが低いので、ここから経費削減を始めることで成功体験が身につきやすく新人などの研修にもなるかもしれない。
また、事務用品は消耗品でもある為、一度やり方を覚えておけば経費削減効果は続いていき、長期のでは大きな経費削減になる。

事務用品に関わる経費削減　5つの視点

ちゃんと比較する
タイミングを変える
失くさないようにする
管理者を決める
その他

社員100人当たり年間経費削減額

0円～10,000円＋＠

ちゃんと比較する

100円均一は今やどこにでも存在し、その商品は膨大な数と種類が存在する。
それ故、オフィス用品であっても存在しないものを探すほうが難しく、ついつい安いと思って利用してしまう。
しかし、本当に安いのだろうか。

以下、某事務用品配送業者と100円均一の値段比較である。
物によって100円均一が安い場合と高い場合がある。
その為、思い込みを捨て、その商品はどこが最もやすいのか、しっかり探すことが重要である。
少し厳しい言い方をすればそれが総務の仕事であり、単に無くなったから事務的に物を発注することは生産的、創造的な仕事とは言い難い。

オフィス事務用品・消耗品の値段比較

商品名	某ネット事務用品企業価格	100円ショップ価格	差額 (某ネット　―　100均)
ホワイトボードマーカー(黒)	37円	105円	-68円
シャープペンシル(芯)	99円	105円	-6円
付箋	138円	105円	23円
スティックのり	58円	105円	-47円
ボールペン	42円	10円 (※10本入り105円)	32円

大量発注の罠を回避する

ネットオフィス用品会社しかり、一般小売店しかり、大量購入による値下げ、送料無料は一般化している。
これらの罠にはまり、値段を吟味せずに購入したり、面倒なので一括で購入するような事態は避けたい。
一商品ずつ最も安い値段を探し、最安値の店で発注、購入しながらトータルで安くするのが経費削減者としての仕事である。

多くの会社でシュミレーションを行う

上記では100円均一と事務用品ネット通販の比較だが、事務用品ネット通販事業会社も参入が多く、非常に多くの会社が存在している。
カウネット、アスクル、オフィス・デポ、ファーレスト、オフィネット・ドットコムなど。
経費削減するには事務用品ごとに最も安い会社を把握しておき、その会社を利用することである。

タイミングを変える

事務用品の発注タイミングはなくなってから、あるいはなくなる前が多い。
しかし、事務用品の販売会社でもセールは存在する。
物によってはすぐにはなくならないけれど、将来必要になるものは多い。
発注のタイミングをこちらの都合から相手の都合に変えることで経費削減につながる。

失くさないようにする

来客用のボールペンがない。事務用品入れにはさみがない。
使い切ってないのについついまた事務用品を買ってしまうことは多い。
特に男性はこの傾向が顕著に現れることが多いようだ。

事務用品を失くさないようにするには、その場に紐やテープで固定してあげればよい。
特に不便なく利用できる場合、失くさないようオフィスの事務用品を工夫してあげることだ。

管理者を決める

事務用品入れの引き出しを開けるとハサミが10個。のりが10個。
無いと思って発注したが、実はある人が利用後返却せず、放置していただけ。ということはどの会社でもある。
そして、ほとんどの会社で事務用品置き場は人のいる机とは離れた所にあり、放置されている。
これでは経費削減どころではなく、管理を放棄していると言える。

経費に厳しい会社では貸出台帳などで管理している場合もある。
少なくとも管理者を決め、その人に一声かけてから利用するだけで、上記のような事態は防げる。

その他

使わないものは発注しない

経費削減に取り組むなら当然の発想である。
周りを見回して使ってないものはないだろうか。
例えばバックオフィス担当者の名刺。人によっては定年まで1枚も使わないこともある。
机の中、事務用品入れを見渡してみると良い。
分からない場合は積極的に周りの社員にヒヤリングするなどして見れば良い。
意外とホコリをかぶっている事務用品は多い。