コピー・プリンター料金に関わる経費削減とは
しかし、自社の特徴を正確に把握しておかないと却って割高になってしまう場合もある。
ここではコピー・プリンター料金の経費削減手法について考えていく。
コピー・プリンター料金の経費削減手法 6つの視点
- 契約を見直す
- 中古コピー機を活用する
- 印刷し放題を利用する
- コピー機、プリンターを使い分ける
- プリンターの印刷方法を見直す
- コピー機、プリンターをなくす
| 社員100人当たり年間経費削減額 | 10,000円～236,000円＋＠ |
契約を見直す
あなたの会社のコピー機の契約はどうなっているだろう。ほとんどのコピー機はリース契約で、月額基本料（トナー料金含む）と印刷料金（枚数に応じた料金）を支払っている。
印刷枚数が多い会社は月額基本料まで含めてもランニングフィーは安くなるが、印刷枚数が少ない場合はむしろ割高となる。
最も確実に経費削減するには、コピー枚数を毎月正確に把握することである。
どの会社でも、コピー枚数は導入当初の思惑と異なる。
にも関わらず、一旦契約を済ませてしまうと知らず知らずにそのまま契約を継続する。
コピー機の契約は自動更新が多く、コピー会社の営業担当は経費削減の提案をしてくれることはない。
毎月の枚数を正確に把握しておけば、契約更新時に営業担当者とともに実績に応じた具体的な話と契約ができ、経費削減につなげることができる。
中古コピー機を活用する
中古買取コピー機の最大のメリットは月額費用を削減できることである。これはコピー機の買取費用を考慮してもその経費削減効果は大きい。
反面、中古買取コピー機の最大のデメリットは保守内容や保守費用である。
しかし、保守契約は各社特徴が異なるため、自社の特徴と保守費用の特徴の利害が一致すれば、経費削減効果は大きい。
中古コピー機の特徴
| 初期費用 | 月額費用 | 保守費用 | |
| 新品 リース |
契約手数料 (※無料あり) |
月額基本料＋ コピー枚数に応じたランニング費用 (トナーは基本料に含む) |
無料 (※月額基本料に含まれる) |
| 中古 買取 |
コピー機買取費用 | トナー料金実費 | 故障箇所実費 |
| 中古業者と保守契約 （毎月） |
|||
| 中古業者と保守契約 （故障都度） |
|||
| メーカーと保守契約 |
故障箇所を実費で自分で直す場合
保守契約を結ばず、実費で直す。作りがシンプルなコピー機、部品が豊富で安いコピー機ならできるかもしれないが素人では事実上難しい。
このタイプの中古コピーを購入する場合、中古販売業者の保証期間が最も重要で、保証期間が長ければ使い捨て感覚で買っても経費削減効果を得ることができる。
中古業者と契約（毎月）
中古コピー販売業者によっては保守をしてくれる会社がある。この場合は経費削減効果はそれほど大きくはないかもしれないが、 長期で見ると新品のリース会社よりは安い場合が多い。
このタイプで最も注意すべきはその販売業者の保守サービス提供拠点である。 大手リース会社と異なり、拠点が遠いと故障時に長時間待つことも避けられない場合もある。
保守サービス提供拠点が会社の近くにあり、平均対応時間が大手と変わらないようならば経費削減効果のみを享受することができる。
中古業者と保守契約（故障都度）
コピー機が故障の都度、実費（部品代金＋人件費）を支払う保守契約である。このタイプのデメリットは人件費以上に部品の料金が問題となる。
つまり、よく売れているコピー機で部品交換代金が安い場合、長期で見ると経費削減効果がある。
購入時のコピー機の種類、故障率を見極める目が最も重要となる。
メーカーと保守契約
メーカーによっては中古コピー機であっても保守契約を結んでくれることを販売業者が教えてくれる。中古コピー機の契約は本体リース代金が含まれない為、割安となると思いがちだが、意外とそうでないことが多い。
販売業者に十分に話しを聞き、経費削減効果がある保守契約内容であれば、信頼の観点からも最もお得な方法である。
リース契約から中古コピー機に変更した場合
| - | 初期費用 | 月額費用 | 保守費用 | 経費(1年) | 経費削減効果 1年 |
契約のポイント |
| リース | 0円 | 30,000円 (月額基本料20,000円+ランニング費用(2,000枚×5円)) |
360,000円 | - | ||
| 中古買取 | 100,000円 | 2,000円 (※1) |
0円 | 124,000円 (100,000円+2,000円×12ヶ月) |
236,000円 | 年額236,000円までの故障費用、または、年額236,000円までの保守費用なら1年以内に経費削減効果を得ることができる。 |
※1：トナー1本6,000円/6,000ページ対応で、2,000枚印刷した場合
印刷し放題を利用する
プリンター利用時に最も気になる経費はインク代、トナー料金だろう。特に大量印刷する場合、インク代、トナー料金は高額となる。
プリンター本体無料貸し出し、トナー使い放題で月額固定のサービス提供会社がある。
プリンター枚数、トナー料金によっては大きな経費削減になる。
コピー機、プリンターを使い分ける
コピー機とプリンターの最大の違いはトナー代金である。特にプリンターのインクにリサイクルインクを使っているような場合にはプリンターの方が安くなりがちだ。
自社のトナー、あるいは、プリンターインクの契約、購入方法を見極め、安い方法で印刷するよう従業員を教育しておけば、 自ずと経費削減につながる。
プリンターの印刷方法を見直す
- モノクロ印刷
- 両面印刷
- １ページ2画面印刷
- 濃度調整、灰色印刷
- Excelの印刷はみ出しを防止する
モノクロ印刷
コピー、プリンター利用時の経費削減の基本となる。カラーをモノクロにすると、1枚あたり25円程度(カラー30円-モノクロ5円)の経費削減となる。
両面印刷、1ページ2画面印刷
用紙代の経費削減の基本となる。両面印刷だと用紙代は半額となり、1ページ2画面印刷と併用すると用紙代は1/4となり経費削減効果は高い。
濃度調整、灰色印刷
これも単純だがトナー、インク代に効果のある経費削減方法である。同じ黒であっても印刷濃度が半分であればトナー、インクの消費量は半分で済み経費削減効果は高い。
特に両面印刷では、そのまま印刷すると裏面に写って資料が見難い場合もあり、濃度調整は一石二鳥である。
Excelの印刷はみ出し印刷を防止する
ほとんどの会社で利用するExcelであるが、そもそも文書作成ソフトではない。その為、1ページに収まるように見える場合でも何文字か次ページになり、意図しない用紙代の出費となる。
これを防ぐ基本は印刷前に印刷プレビューを利用することだ。
それだけでも多くの用紙の無駄を防ぐことができる。
コピー機、プリンターをなくす
コピー機、プリンターは紙に印刷することだが、なぜ紙にするのだろうか。社外の文書、契約書などは印刷する必要があるが、社内文書をわざわざ印刷する必要はあるのだろうか。
タブレット、ノートパソコンがより普及すれば、将来は紙資料が無くなるかもしれない。
特に配布された資料が机の上にそのまま放置されたり、 会議中に手書きメモを取っても生かされない多くの会社の現状を考慮するとノートパソコンやタブレットの方が業務効率が良い場合もある。
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