給与計算アウトソースで経費削減とは
依頼するアウトソース会社のサービス体系や価格に依存するものの、いくつかの条件に当てはまる会社では給与計算をアウトソースしても経費を削減することができないことが多い。
また、給与計算業務はその特徴、コスト構造からアウトソース以外にも経費削減が可能である。
ここでは、経費削減を目的として給与計算について考えていく。
給与計算アウトソースに向かない企業
給与計算アウトソースを利用する場合、以下の条件に当てはまる企業では経費削減が難しい。- 従業員数2,000人以上の企業
- 社員数が50人以下の企業
- 従業員の異動が少ない、あるいは給与体系に変化が少ない企業
従業員数2,000人以上の企業
給与計算のアウトソース会社に支払う費用はあなたの会社の従業員数に比例して高くなる。その為、アウトソースを利用するよりも社内で内製化（社員やパートなどの給与計算に関わる人件費とシステム利用料）した方が費用を抑えることができる。
給与計算の実務経験者のリクルーティング費用はそれほど高くないことから、企業規模が大きいほど内製化により費用を安く抑えることができる。
社員数が50人以下の企業
給与計算アウトソース会社のコスト構造は基本料金＋重量制(従業員数など)であることが多い。従業員が一人しかいないから、毎月一人分の費用しか請求されないというわけにはいかず、 基本料金として毎月数万円を請求される。
そのため、従業員数が少なすぎる場合、人数の割にコストが高くなってしまう。
従業員あるいは給与体系に変化が少ない企業
例えば入社や退職が少ない、あるいは給与体系が年棒制である、と言った毎月の変化が少ない会社の場合、一度給与計算してしまえば後は毎月同じ処理の繰り返しとなる。それは給与計算ソフトのボタンを押下するだけであったり、Excelのシートをコピーするだけの作業となる。
そのような処理をわざわざ社外にアウトソースしても経費削減することはできない。
給与計算アウトソースに向く企業
上記以外の企業では自社で給与計算をするよりもアウトソース会社を活用した方が断然安くつく場合が多い。一度アウトソースしてしまうと自社業務に戻すことは難しいが、経営資源の集中、経費削減の目的を果たすことができアウトソースする意味は大きい。
給与計算アウトソース以外で経費削減する
給与計算業務を作業単位に分解してみると、いくつかの業務、作業に時間や経費が集中していることが分かる。
これら作業、業務を見直すことで経費を削減することができる。
入力業務だけを依頼する
給与計算業務で時間のかかるのは、タイムカードや住民税などの入力業務である。紙に記載された数字を1件1件入力していく業務は時間が非常に掛かる。
これらの作業をデータ入力業者に依頼したり、就業時間計算のシステムを利用することで大幅に時間を削減することができる。
社会保険労務士の費用構造を明確にする
社会保険労務士と契約している場合、その費用の根拠を明確にすることで経費削減できる場合がある。経理代行と同様、社会保険労務士は 相談料という名目の費用が毎月数万円～数十万円かかるにも関わらず、 その実態は月に一度のミーティング程度であることが多い。
この契約を見直し、実務のみ(各種届出業務)に変更したり、 社労士に依頼している届け出業務を自社で実施することで経費を削減できる。
チェック業務に時間を割かない
給与計算で時間のかかる業務がチェック業務である。会社によってはこの業務に9割の時間を割いている会社もあるほどである。
しかし、チェックしている内容はシステムで正しく計算されることが保証されている内容であったり、意味の無い内容であったりする場合がある。
これらチェック業務の内容を簡素化することで大幅に時間を短縮できる。
また、通勤費の不正申請をしていないかなど、 人事部が全員の住所から正しい通勤費をチェックしている場合もあるが、 これも経費削減という意図からは本末転倒である。
チェックにかかる時間と不正で発覚される金額が割に合わないことは明白である。
どうしても不正が許せない場合は、 上司にチェックさせたり、社員同士の相互チェック体制に変えて業務を分散させるか、 ランダムチェックや怪しい人だけチェックするなどで掛かる時間と経費を削減できる。
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